التوقيع الإلكتروني email signature هو عبارة عن تلك الأسطر المختصرة التي تظهر في نهاية الرسالة الإلكترونية، والتي تحدد هوية المرسل, والتي ترفق تلقائيا بالرسائل. ويمكن للتوقيع الإلكتروني أن يتضمن اسم الشخص أو الشركة، العنوان (الجغرافي أو البريدي أو الإلكتروني أو عنوان الموقع على شبكة الإنترنت)، كما يمكن أن يتضمن أيضا رقم الهاتف و الفاكس. وسيلة إعلانية يمكن تعديل التوقيع الإلكتروني في أي وقت، فهو ليس جامدا كالتوقيع الخطي. و هذه الميزة مكنت من استخدامه كوسيلة إعلانية تستعملها أغلب الشركات، حيث بالإمكان تضمين التوقيع الإلكتروني توصيفا مختصرا عن نشاط الشركة, أو المنتجات التي تقدمها أو غير ذلك من العبارات ذات الأهداف التسويقية. كما يمكن أن يتضمن التوقيع الإلكتروني ارتباطا نشطا hotlink لموقع الشركة على شبكة الإنترنت. والارتباط النشط هو نص محدد تحته خط، ينقل المستخدم إلى موقع محدد على شبكة الإنترنت بالنقر عليه. كيف تنشئ ملف توقيع لرسائلك الإلكترونية؟ تختلف الخطوات اللازمة للقيام بذلك، تبعا للبرنامج المستخدم. والمبدأ العام هو إنشاء "تعريف" أو ملف توقيع، عبر برنامج البريد الإلكتروني يضاف إلى رسائلك الإلكترونية. وسنقدم هنا مثالا على إنشاء ملف توقيع باستخدام برنامج آوت لوك إكسبريس Outlook Express : 1. اختر (أدوات) من قائمة الأوامر الرئيسية للبرنامج. 2. انقر على AutoSignature. 3. أدخل المعلومات التي ترغب في عرضها للآخرين، مثل اسمك أو اسم شركتك، الوظيفة، رقم الهاتف، رقم الفاكس، والبريد الإلكتروني .... إلخ. 4. قم بالنقر ضمن مربع الحوار الظاهر بجانب العبارة التالية: add this signature to the end of the massage و ذلك لإضافة التوقيع لرسائلك الإلكترونية. والأمر سواء تقريبا بالنسبة لبرامج البريد الإلكتروني الأخرى مع اختلاف بسيط بعدد الخطوات، لكن يبقى المبدأ نفسه في كل البرامج. بهذا، ستظهر المعلومات التي قمت بإعدادها لترافق كل رسالة إلكترونية تقوم بإرسالها وبشكل تلقائي.
ْ